Què podem fer?

Alguna vegada has escoltat a directixs dir que no tenen secretarix o assistent, que no lx necessiten? No obstant això, també els has sentit queixar-se que no tenen temps? Aquestxs mateixxs directixs acaben sent lxs secretarixs/assistents més carxs, ja que inverteixen massa temps en tasques que no els són pròpies en lloc de dedicar-se al que realment poden aportar valor.

Nosaltres, lxs secretarixs, assistents, fem ràpidament aquestes mateixes tasques que per a lxs directivxs són tedioses. Així que a continuació detallaré algunes d’elles per a posar en valor la nostra professió:

Telèfon: Filtre, derivació de trucades.

Organització interna: aprovisionament de consumibles i subministraments interns.

Organització de reunions: Gestió de les sales, enviament de la convocatòria, ordre del dia, benvinguda a les visites, realització de l’acta i diagrama de Gantt per al seguiment de les tasques a realitzar.

Presentacions: Preparació, actualització. Coordinació entre les diferents persones que formaran part com a ponents.

Visites, viatges, esdeveniments: Preparació: presentació de pressupostos. Organització: dossier de viatge, agenda diària de visites i dels seus acompanyants, esdeveniment, congrés. Posteriorment: Anuar resultats, informe i validació de factures.

Documentació: Manuals de: acolliment, imatge corporativa, procediments, comunicats. Digitalització, classificació, revisió, seguiment, arxiu, localització, models de documents i la seva vinculació a una base de dades perquè surtin automàticament, esquema d’un avantprojecte, presentació física de documentació: impressió, enquadernació, seguiment.

I per descomptat, sempre sent CO!

Imatge post realitzada amb Canva.

Senyoreta?

Al post d’aquest any de març, ja que el dia 8 és el Dia Internacional de la Dona, vull fer una reflexió sobre el que hi ha darrere de la paraula senyoreta. Les paraules senyoreta i senyora estan associades a l’edat. A totxs ens agrada semblar més joves. Però per què és especialment important per a les dones? Per a sentir-se més maques i també per a no ser discriminades per l’edat. Per això moltes dones es continuen tenyint en lloc de deixar el seu cabell canós com fan la majoria dels homes.

Si ja fa molts anys, als homes joves o solters se’ls va deixar de dir senyorets, per què es va continuar dient senyoretes a les dones joves o solteres? Cal diferenciar que encara que fossin joves, només se’n deia a les solteres, no a les separades o vídues. Aprofundint una mica en el tema, realment era per a diferenciar a les que encara no havien estat amb un home. Si una dona es feia gran i no s’havia casat, sempre se li deia senyoreta, amb això es feia públic que continuava estant (suposadament) immaculada. La dona en casar-se i passar a ser senyora, rebia un tracte superior de respecte, ja que estava casada amb un home. Pel que la categoria del tractament de la dona la hi donava l’home.

Per tant, quan algú vulgui dirigir-se a una dona que no coneix, hauria de dirigir-se a ella, com a senyora, en lloc de senyoreta, noia, nena… independentment de si és jove o no, perquè la seva vida privada només ha d’importar-li a ella, a ningú més. I per descomptat esmentar el seu nom si es coneix, perquè parlar de “la senyoreta de tal lloc” quan es coneix el seu nom i cognom denota mala educació per no dirigir-se pel seu nom que sí que coneixem, a més de ser un tracte de superioritat sobre ella en tractar-la de senyoreta.

Imatge post realitzada amb Canva.

Has sentit parlar de les TED talks, d’on ve el nom i perquè es realitzen?

Richard Wurman, arquitecte, en un dels seus viatges amb avió es va adonar que les úniques persones que a ell li resultaven interessants conversar quan viatjava eren les que pertanyien a 3 sectors: Tecnologia, Entreteniment i Disseny (TED). Pel que en 1984 en Monterrey, Califòrnia, va organitzar la primera xerrada amb pocs participants i ponents que eren amics seus.

Actualment, es realitzen TED talks sobre qualsevol sector, amb la finalitat d’inspirar a partir de l’experiència sobre alguna qüestió que planteja el ponent. Es realitzen en països al voltant del món, en més de 100 idiomes, amb els subtítols i transcripcions. A més es pot veure infinitat d’elles a través de la seva pàgina web.

Et recomano que vegis, si no l’has vist ja, el Ted de Víctor Küppers, formador i conferenciant motivacional. Aquesta xerrada, en castellà, és de fa ja algun temps, no obstant això, m’agrada tornar a veure-la de tant en tant. Víctor ens fa reflexionar entre riures, i això sempre s’agraeix, sobre la nostra elecció en l’actitud amb la qual afrontem les circumstàncies que ens influeixen i l’entorn que ens condiciona: Actitud | Victor Küppers | TEDxAndorralaVella – YouTube.

Imatge post realitzada amb Canva.

19 novembre Dia Internacional de la Dona Emprenedora

Amb aquest post vull retre homenatge a totes aquelles dones que en algun moment van decidir emprendre i especialment la meva admiració a les Assistents que treballen per compte propi. El 19 de novembre és el Dia Internacional de la Dona Emprenedora. Amb això es pretén visibilitzar i fer valdre el seu esforç, tenint en compte que encara està en minoria en el món dels negocis que majoritàriament és masculí.

Dana Kanze, Economista i Doctorada en Filosofia, va realitzar una recerca sobre la diferència conductual i la desigualtat en el mercat laboral. Va estudiar l’esforç i les dificultats afegides que havien de fer les emprenedores, dones, per a convèncer a lxs inversorxs amb l’objectiu que financessin el seu projecte. El resultat d’aquesta recerca va ser que, a pesar que tant homes com dones plantejaven els seus projectes de manera similar, despertaven un interès diferent en lxs potencials inversorxs segons el gènere de lxs emprendedorxs. Lxs inversorxs s’interessaven sobre els projectes preguntant als emprenedors, homes, sobre el potencial de la seva empresa, promoció i assoliments. Mentre que a les emprenedores, dones, se’ls preguntava sobre les mesures de prevenció de la seva empresa, possibles pèrdues, avaluant la seva responsabilitat i seguretat. Fins i tot si eren inversores, dones, feien el mateix tipus de preguntes a les emprenedores, dones. La conclusió va ser que quan el projecte el presentava una emprenedora, dona, lxs inversorxs tenien bastants prejudicis, amb el que es perpetuava la desigualtat de gènere.

Malgrat aquestes dificultats, les emprenedores que van aconseguir redirigir l’interès de lxs inversorxs responent a preguntes sobre la prevenció amb respostes emmarcades en la promoció i els guanys, obtenien fons notablement majors.

A continuació poso l’enllaç on ella mateixa l’explica en una TED talk. Es poden posar els subtítols en espanyol, són 14:30 minuts molt interessants: Dana Kanze: La veritable raó per la qual les emprenedores obtenen menys finançament |TED talk.

Imatge post realitzada amb Canva.

Què obtindrem amb la formació?

No fa tants anys encara hi havia la convicció que el personal de secretariat només passàvem trucades, transcrivíem notes manuscrites a l’ordinador, fèiem fotocòpies i poc més. No obstant això, l’evidència ha demostrat que podem ajudar en molt més. Encara hi ha desconeixement sobre la nostra professió. Fins i tot avui dia algunes persones se sorprenen de la quantitat de formació oficial específica que existeix per a exercir-la.

Setembre és un bon mes per a plantejar-se, sempre que podem, seguir amb la nostra formació. Amb ella demostrarem, a nosaltres mateixes les primeres, entre altres aptituds:

• Ganes d’aprendre
• Actualització
• Adaptabilitat
• Esforç
• Constància
• Consecució d’objectius
• Confiança

Per si pot ser d’utilitat a alguna persona que estigui pensant a certificar la seva formació en Secretariat, a continuació, poso alguns enllaços:

• FPII Assistència a la Direcció, presencial i a distància.

• Certificat Professionalitat Assistent a la Direcció.

Quan no disposem de temps, podem plantejar-nos realitzar algun curs breu, sobre algun tema concret:

• MOOC’s sobre algun tema específic.

• Cursos privats sobre algun tema determinat, com els que imparteix Erika Martín, una secretària amb àmplia experiència.

I com no, sempre podem llegir llibres dels quals podem aprendre sobre la nostra professió i com millorar les nostres competències. La qüestió és estar sempre ocupables.

Imatge post realitzada amb Canva.

En brut anual si us plau

Fa un any em preguntava en què ens anava afectar el relacionat amb la Covid-19 quan acabés. Encara no ha acabat, ens hem anat adaptant a la situació. Moltes persones han perdut el més important: gent molt estimada. Tampoc gairebé ningú s’ha lliurat pel que fa a la feina: teletreball, canvi de funcions, reinvenció, ERTO i fins i tot desocupació. Per aquest motiu, per a totes aquelles persones que estan en un procés de selecció, vull compartir 2 punts de vista molt personals per si poden ser d’ajuda en la negociació del salari.

En brut anual o net mensual? Recordo que quan buscava feina, a vegades em deien en les entrevistes: “suposo que el que a tu t’interessa és el net mensual, et quedaria aprox…” Recordo la meva resposta: “Més que net mensual, digui-m’ho en brut anual si us plau”. El motiu és que si donen l’import net mensual només es veu una part, no la visió completa del salari, no se sap quant estan pagant exactament. És a dir, no indiquen per quantes pagues és aquest import ni quin tipus de retenció s’està aplicant, per la qual cosa posteriorment ens podem emportar una sorpresa. No obstant això, amb la negociació en brut anual, es pot desxifrar quant quedaria el net mensual. Per a conèixer quant seria, es pot buscar en el navegador, on apareixen infinitat de pàgines: calcular el net mensual a partir del brut anual i a l’inrevés, calcular el brut anual a partir del net mensual. Encara que els imports poden variar una mica, com a orientació poden ser molt útils. I per a situar-nos poso també enllaços a les retribucions que es poden consultar a Page Personnel i IcsaRRHH.

14 o 12 pagues? Fa molts anys les pagues extres eren realment extra. En altres paraules, cada mes es cobrava el mateix, que en moltes ocasions era sense contracte, i a l’estiu i Nadal es rebia un salari extra al salari habitual com a propina. Avui dia, si es cobren 14 pagues, cada mes l’empresa reté part del salari per a pagar-lo a l’estiu i Nadal. Si s’opta per les 14 pagues, en realitat s’està cedint l’administració del salari a l’empresa perquè sigui ella la que el gestioni per a abonar les 2 pagues que no són “extres”, sinó que són el que han anat retenint cada mes per a pagar-les posteriorment. No obstant això, amb 12 pagues, cada unx disposa, administra i decideix què fer amb el seu salari cada mes, no ha d’esperar que l’empresa li ho retribueixi. Com he comentat abans, en realitat no són pagues extres que l’empresa dóna com a gratificació, com per exemple la consecució d’objectius, sinó que són part del salari que es reté cada mes. Si portem molts anys en la mateixa empresa i es vol canviar de 14 a 12 pagues és més complicat, ja que no convé canviar el contracte i perdre l’antiguitat. No obstant això, si s’està negociant accedir a una nova empresa, és el moment de plantejar-se això de les 12 pagues. La majoria d’empreses també prefereixen aquesta modalitat de retribució, així que si es proposa, el més segur és que no posin inconvenient.

Sempre he pensat que les coses no són quan un vol. S’ha de tenir molta paciència en la cerca d’ocupació. No és tot qüestió únicament de sort, sinó treballar molt diferents aspectes per a detectar-la i aprofitar-la. Així que, molt ànim i a seguir endavant!

Imatge post realitzada amb Canva.

Per què les dones no poden donar la mateixa imatge que els homes?

Els últims anys el mes de març, coincidint amb què el 8 de març és el dia internacional de la dona, escric post com: secretàries per vocació, no per ser dones i com parlem i escrivim la 3a persona. En aquesta ocasió vull compartir una altra reflexió.

Cada vegada més dones decideixen no tenyir-se el cabell i deixar-se el seu color natural, que pot ser gris o blanc. Amb el confinament del 2020 moltes van decidir almenys provar de veure’s amb el seu color natural. Algunes ho han mantingut i altres no. Part d’aquestes dones que van decidir tornar-se a tenyir va ser perquè:

• S’agraden més amb el cabell tenyit.
• En cas de tenir cabells blancs, es veuen a si mateixes molt més grans, afegit a ser dona, tenen doble perjudici laboral.
• Perquè han de donar una certa imatge, ja que estan de cara al públic.

A més, el color de cabell també encasella, especialment a les dones. Pel que canvia bastant la mateixa circumstància si és home o dona. Si bé hi ha molts qualificatius positius, vull centrar-me en els que perjudiquen les dones. Que consti que el que a continuació exposo no és la meva opinió, sinó que ho he escoltat moltes vegades:

Color cabell	HOME	DONA
Canes	Interessant, experimentat	Gran, deixada
Ros	Maco, atractiu	Poc intel·ligent, nina
Fosc	Fort, segur de si mateix	Mal caràcter, severa

En resum, els homes poden ser interessants, atractius, experimentats, macos, forts i segurs de si mateixos mentre que les dones amb el mateix aspecte són grans, deixades, poc intel·ligents o amb mal caràcter. Està molt mal vist que a les dones se’ls apunti l’arrel dels cabells blancs, per la qual cosa algunes que els creix el cabell bastant ràpid han de tenyir-se sovint. Unes altres amb color de cabell castany fosc o negre quan tenen una certa edat se’ls recomana que s’aclareixin el cabell per a suavitzar el seu aspecte. I a l’inrevés, rosses a enfosquir-se per a donar imatge de serietat. Com si no hi hagués canoses vitals i arreglades, rosses intel·ligents i serioses, brunes amables i agradables.

Per què les dones no poden donar la mateixa imatge que els homes? Per què les dones amb el mateix aspecte que els homes no poden ser per exemple experimentades, fortes i segures de si mateixes? Durant molts anys se’ns ha encaminat a donar una aparença determinada. Així que, no us sembla que va sent hora que cadascuna porti el color de cabell que li agradi a ella?

Imatge post realitzada amb Canva.

6 anys de blog: Compartint el SABONE

Ja van 6 anys que vaig començar el blog! I aquí segueixo, amb la voluntat de continuar COmpartint. En aquesta ocasió és sobre un mètode de negociació, basat en vendes, anomenat SABONE, que pot ser útil si tenim una entrevista de feina, fer una valoració d’objectius de l’any anterior, plantejar una millora de condicions laborals, que no tenen per què ser econòmiques, una reubicació, formació, etc.

Per a negociar s’ha d’anar preparat, per la qual cosa aniria bé, primer de tot:

• Indagar una mica sobre el mercat i especialment el sector que interessa.
• Tenir clar el Minimax: els límits mínims i màxims, per a saber quin és el nostre marge.
• Hi ha moltes maneres de negociar el salari més enllà dels diners, que encara que és molt important, és el més difícil. Hi ha certes condicions que no són una inversió important per a l’empresa i en canvi sí que beneficia a la persona, per la qual cosa cada vegada més empreses les ofereixen als seus treballadors. Així que es poden intentar negociar beneficis com: formació, flexibilitat horària, teletreball, transport, tiquet restaurant, gimnàs.
• No fer preguntes tancades perquè ens diguin sí o no.
• Fer preguntes obertes. Preguntar si s’ha pensat en….?
• Ser creatius en la negociació, per a això podem utilitzar la tècnica de vendes SABONE (Seguretat, Afecte, Benestar, Orgull, Novetat i Economia):

Seguretat: La tranquil·litat que donem per allò que sabem fer, experiència, estudis, reconeixements, referències.

Afecte: Beneficis que donem a terceres persones: empatia, ambient, treball en equip.

Benestar: Com fem la vida més fàcil i còmoda alxs altres.

Orgull: Experiència en un projecte o empresa de prestigi, tenir una formació determinada, premis, publicacions.

Novetat: Tenir una experiència o formació nova que no existeixi o que si que existeix però que la tenim actualitzada.

Economia: Estalvi, no el que guanyem, sinó el que estalviem en l’optimització de costos, proveïdors.

Les lletres principals són l’E (economia) i la S (seguretat). És millor no parlar de l’O (orgull), ja que no interessen les individualitats sinó el que puguem aportar nosaltres al nostre entorn.

• Plantejar-ho tot en un to com una conversa entre dos professionals.
• Si estem treballant i som nosaltr@s elxs interesats/des en tenir i ja ho tenim tot ben preparat, sol·licitar una reunió amb el nostre cap o persona responsable. Fer un plantejament concret sobre el tema que volem tractar sense aprofundir en l’assumpte, no explicar-lo tot per avançat, ja ho farem el dia de la reunió. Si pot ser sempre és preferible que sigui presencial, si no hi ha més opció haurà de ser per videoconferència o telèfon.

Depèn de la persona i el moment serà més fàcil o difícil negociar. Així que, si un d’aquests dies ets una d’aquestes persones que es veurà en aquesta situació, prepara’t bé i molta sort!

Imatge post realitzada amb Canva.

Tot és urgent

Enrere van quedar aquells temps en què cada cap tenia la seva secretària, on li dedicava tot el seu temps. Avui dia, ja amb l’excusa de l’anterior crisi, l’econòmica, es van optimitzar, esprémer, tots els llocs de feina. Algunes secretàries que abans treballaven per a una persona en exclusiva, es van adaptar a la situació i actualment s’ocupen tant d’atendre visites, filtrar trucades, assistir a diferents executius, etc. L’avantatge és que es treballa amb diferents persones, maneres de fer, projectes, etc. No obstant això, Com gestionar-ho perquè tothom quedi satisfet? És delicat, especialment quan es porta poc temps a l’organització. Alguns suggeriments:

• Si es porta poc temps, es pot sol·licitar ajuda xlx superiorx directe perquè estableixi prioritats.
• Si totxs són caps, es pot parlar amb les persones implicades perquè es posin d’acord entre elles sobre les prioritats de cadascuna.
• Quan ja es porta més temps i es té suficient confiança, es pot comentar amb les persones que estan donant els diferents quefers, que ho faràs l’abans que puguis, que entenguin que no poden ser totes sempre urgents.
• Saber les dates límits reals amb antelació, no el per a ahir, sinó la que realment es necessita. Si se sap que s’acosta un deadline i no han passat la feina, demanar-la i avisar que perquè estigui llesta per a quan es necessiti, l’han de passar amb el temps suficient.
• Ajuda molt realitzar un resum de les tasques a realitzar i reflectir-les en un Diagrama de Gantt per a fer seguiment de la feina. Ser proactix, en cas necessari, fer propostes de millora, ser creatix.
  
  

Aquest plantejament sobre com gestionar les tasques urgents donades alhora per diferents persones m’ho van fer en entrevistes de feina, així que si algú es troba en aquest punt, és convenient portar la resposta preparada per si de cas.

Vosaltres com ho gestioneu o com ho faríeu?

 

Imatge post realitzada amb Canva.

Experiència, lectura, formació

No fa molt una de les lectores del blog em va preguntar sobre la bibliografia que utilitzava per a escriure’l. Per si a algú més li pot ser útil, comparteixo aquí també en aquest post el seu origen. La veritat és que no tinc una bibliografia específica, sinó que és fruit de:

• Les persones que ens dediquem a la Secretaria ho som, la majoria, per vocació, entre altres coses ens encanta organitzar, per exemple: reunions, viatges, esdeveniments, així que comparteixo la meva experiència en el que ha donat bon resultat, metodologia que treballant he anat aprenent al llarg dels anys.
• En el meu blog hi ha un apartat sobre llibres dels quals he après molt sobre Secretariat, Social Selling, marca personal i RH: El manual definitiu d’Assistent Personal i Secretariat, El teu futur és avui, Connectar Talent-Projectar Eficàcia, Client digital-Venedor digital, Superprofessional, Marca ets tu. En cada post hi ha l’enllaç als llibres.
• Anotacions de cursos que he anat realitzant com a Secretària i que he pogut posar en pràctica, per la qual cosa també els comparteixo per si poden ser útils a algú que no pugui accedir a ells, entre altres:

• • • Certificat de Professionalitat com a Assistent a la Direcció, presencial. És una formació oficial i gratuïta.
    • Formació de mòduls específics a Barcelona Activa, presencials i gratuïts.
    • Formació de mòduls tecnològics en Cibernarium, n’hi ha tant presencials com online gratuïts.
    • Dactilografia, per a mecanografiar sense mirar el teclat i sobretot per a evitar dolor d’esquena.

No hi ha res fàcil i ràpid, no obstant això sempre hi ha un principi, agafar experiència i seguir amb la formació, així que si tens noves tasques que suposen un repte, setembre és una bona època pel seu plantejament.

Imatge post realitzada amb Canva.